El Excel que ya nadie entiende, convertido en una herramienta que sí.
Empezó como una hoja sencilla hace tres años. Hoy tiene doce pestañas, macros que nadie se atreve a tocar, y una sola persona que sabe cómo funciona de verdad — y si esa persona coge vacaciones, el proceso se para. No es un problema de Excel: es un proceso importante que nunca tuvo presupuesto para convertirse en una herramienta real, hasta que el coste de no tenerla se volvió evidente.
Cómo lo abordo aquí
Reviso el archivo tal cual está — con sus parches y sus excepciones, no con la versión idealizada que alguien describiría de memoria — porque ahí está el conocimiento real del proceso, aunque esté mal organizado. Construyo una herramienta con interfaz propia que hace lo mismo sin las fórmulas frágiles: con permisos, con historial de cambios, y sin depender de que una sola persona sepa dónde está el truco.
Qué suele encajar
Aplicación interna a medida, con base de datos real en vez de un archivo que vive en un portátil, y una interfaz pensada para quien lo usa cada día — no para quien lo construyó. Migración de los datos existentes incluida: nada se pierde en el cambio.
El encargo, en concreto
- Con qué empezamos
- El archivo que se usa de verdad, ejemplos de registros y las reglas que conoce la persona responsable. Hay que distinguir los datos necesarios de las pestañas, fórmulas y parches acumulados.
- Qué debe devolver
- Una interfaz para realizar el trabajo diario sobre una base de datos, con permisos e historial. La primera versión se comprueba repitiendo tareas que el equipo ya sabe resolver con el archivo actual.
- Qué hay que delimitar
- Migrar no consiste en copiar todas las pestañas. Hay que revisar los datos, las excepciones y las reglas que merece la pena conservar. La IA solo se incorpora si aporta algo al proceso, no por convertir una hoja en una aplicación.
Ejemplo ilustrativo
Un equipo registra solicitudes en una hoja compartida y depende de una persona para actualizar su estado. Una herramienta centrada en registrar, asignar y consultar esas solicitudes permite probar el cambio sin intentar construir un ERP completo.
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